我為什麼開始認真建一套 AI 工作系統——從「用 AI」到「建 AI 工作流」
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《火星救援》（The Martian）裡，太空人 Mark Watney 被誤判死亡、獨自留在火星。沒有救援、沒有補給，氧氣和食物都在倒數。換作別人，可能就是撐一天算一天——能多活一小時是一小時。但 Watney 沒這樣做。他第一件事，是把火星當成一個要經營的系統：用排泄物和帶來的馬鈴薯種出能持續供應的食物、把登陸艙的水回收循環、土法煉鋼跟地球重新接上通訊、每一步都寫進日誌好讓下一步有依據。他不是在「臨時活著」，他在「系統化地活下去」。
電影裡他對著鏡頭說過一句話：「我得用科學殺出一條生路。」（I’m going to have to science the shit out of this.）翻成白話就是——不靠運氣、不靠一次性的應急，靠一套可以重複、可以記錄、可以一步步改進的方法。臨時應付能讓你多活一天；系統能讓你活到獲救。
我用 AI 用了半年，最大的領悟跟 Watney 一樣：差別不在你多努力、多聰明地解決眼前這一題，而在你有沒有把解法變成一個會累積、會自己長大的系統。
我不是 AI 工程師，也不是提示詞達人。我是一個經營者——手上不只一個事業，有的需要審視財務狀況，有的需要直接跳下去看營運數字，再加上自己的專業身分，和一直想往前推的知識工作。我會開始認真建一套以 AI 為核心的工作系統，原因很簡單：我受夠了每次都從頭開始。
如果你也用 AI 一段時間了，卻總覺得每次打開對話都像在跟一個陌生人重新自我介紹——這篇是寫給你的。我把自己摸索的過程記錄下來、公開分享，是因為這條路我走得跌跌撞撞，如果能讓走在後面的人少繞一點路，就值得（你正在讀的，就是這份紀錄）。接下來我會把「使用 AI」和「建構 AI 工作流」的差別講清楚，為什麼這個差別比你想像的大，以及一個普通人（不是工程師）可以從哪裡開始。
一開始，我把 AI 當免洗餐具
說個具體的場景。
像我這樣的人，其實同時是好幾個人。半年前我的某一天大概是這樣：早上處理一家公司的營運問題，得當營運主管；中午切到另一個事業評估一筆投資划不划算，得當財務長；下午看一份合作合約，得當法務；晚上才輪到自己的專業和知識工作。光公司主體就必須時常切換，每一家都負責各種不同的角色，甚至一人身兼多職；尤其草創之時，老闆都得親力親為。每切換一次，背景就全變了——團隊不同、數字不同、連我扮演的角色都不同。而每一次，我都得打開一個新的 AI 對話，從頭解釋我是誰、這是哪個事業、團隊多大、這件事的來龍去脈，然後才問得了問題。
隔天，類似的問題又來了。我又開一個新對話，又從「我是一個經營者，手上有好幾個事業……」開始講一次。
最有感的一次：我請它幫我潤一封要發給其中一個團隊的公告，文字很漂亮，語氣卻是「幾個月前那個我」——那時那個團隊還更小、煩惱的事也不一樣。因為它對我的理解，永遠停在我每次重新自我介紹的那第一句話。
我用了它幾百次，但每一次都是第一次。這就是把 AI 當免洗餐具——用完即丟，下次重買。當時我以為這就是 AI 的極限，直到我意識到，問題不在 AI，在我使用它的方式。
「使用 AI」和「建構 AI 工作系統」差在哪？
最關鍵的差別是：使用是一次性的，建構是累積性的。
「使用 AI」是把它當成一台很聰明的問答機：你問、它答，關係到此為止。「建構 AI 工作系統」則是把 AI 接進你的工作流——它記得你的背景、知道你怎麼做決定、能讀你的檔案、甚至能在你不在的時候替你巡檢進度。每一次互動都讓下一次變得更好。
換個比喻：使用 AI 像每次找一個臨時工，你得從頭交代；建構 AI 工作系統像培養一個跟了你很久的助理，你只要說半句，他就懂。差別不在 AI 多強，而在於你有沒有把「累積」設計進去。
而這套系統不是一個工具、一個 prompt，是一組互相支撐的習慣與結構。它有記憶、有角色、有思考方式、有自動化、有自我演化——這正是這個系列接下來要一章一章拆給你看的東西。
為什麼大多數人停在「使用」？
因為「使用」門檻低、回報快，而「建構」一開始看不到好處。
打開 ChatGPT 問一個問題，三秒鐘有答案，爽。要把 AI 變成工作系統，你得先花力氣整理背景、設計記憶、定義角色——這些前期投資在第一天完全不會讓你更快，甚至更慢。大多數人在這裡就停了，因為短期內「使用」明明更划算。
但這是一個典型的複利陷阱：划算的選擇短期領先，累積的選擇長期輾壓。用了半年的免洗餐具，跟養了半年的助理，差距不是線性的，是指數的。問題是這個差距要過一段時間才看得出來，所以多數人撐不到那一天。
複利給你動力，系統思維給你容器
這個「短期划算、長期輾壓」的差距，有人算過。James Clear 在《原子習慣》裡講過一個很簡單的數學：每天進步 1%，一年後你會是原來的 37 倍；每天退步 1%，一年後只剩下接近零。關鍵不在單次那 1% 有多大——單看一天，有沒有整理那份背景檔根本沒差——而在它會不會被乘進明天。一次性的使用，永遠是加法；會累積的系統，才是乘法。
而要讓累積真的發生，光有複利的「動力」不夠，還要一個裝得住它的「結構」。組織學習理論的 Peter Senge 在《第五項修練》裡提出系統思維（systems thinking）：一個好系統的特徵，是整體大於部分之和，而且它有反饋迴圈——會把結果繞回來修正自己，不需要你每次從頭推一遍。這正是我想對 AI 做的事：不是把它調教成一個更厲害的問答機（那只是更強的「部分」），而是把記憶、角色、流程接成一個會自我修正的整體。Watney 的火星基地能撐那麼久，靠的不是某一項神技，是種菜、儲水、通訊、紀錄這些子系統彼此咬合、互相補位。
複利給你往前的力量，系統思維給你裝住力量的容器。兩個合起來，才是「建構」真正的意思——不是更努力地用 AI，是把它設計成一個會自己往前滾的系統。
那個讓我決定「建構」的轉折點
真正讓我轉彎的，是一次「重複的痛」。
有一週我發現，我針對同一個經營決策，前後跟 AI 討論了三次。三次我都重新交代一次背景，三次它給的建議方向還不完全一致——因為它根本不知道前兩次我們聊過什麼。我等於請了三個彼此不認識的顧問，各講各的。
並排看，荒謬就出來了：
週一：這個設備要不要投資？ AI：以你現在的現金流，建議緩一緩。 週三（新對話、重講一次背景）：這個設備要不要投資？ AI：這個報酬率不錯，可以評估進場。
同一個問題、同一個我，兩個相反的方向。不是 AI 反覆，是它根本沒有一個「記得住」的地方——它不知道週一我們已經聊過。
那一刻我意識到：問題不是 AI 不夠聰明，是我沒有給它一個「記得住」的地方。如果它能記得我們上次的結論、記得我的偏好、記得這個決策的脈絡，這三次對話就會是一條連續的思路，而不是三段重來。
於是我開始做一件事：把 AI 的記憶、角色、流程當成一個要設計的系統來經營。這個系列，就是那之後發生的事的紀錄。
一套 AI 工作系統，到底包含什麼？
如果要把這半年的摸索濃縮成一張地圖，它大概有五個部分，也正好是這個系列的五個章節：
- 記憶：AI 的記憶不是一個開關，是需要設計和定期校正的系統。記什麼、放哪一層、多久檢查一次，都要管理。（這是下一篇的主題。）
- 角色：像我這樣橫跨好幾個事業的人，每天不只在公司之間切換，每家公司裡還得自己當財務長、人資、法務、流程設計師——最累的往往不是工作量，是切換。與其每次「問 AI 一個問題」，不如先「啟動對的顧問」：說一句話，讓它切換成財務、人事、合約審閱、或制度流程設計的視角來回答你。
- 思考習慣：把 AI 當思考對手，而不是啦啦隊。它天生傾向先同意你，這是它最危險的地方，也是最值得馴服的地方。
- 自動化：讓系統自己維護自己。我現在每天打開工作環境，第一件事是看一張它幫我整理好的狀態表。
- 進化：系統不是一次建成的。記憶會矛盾、判斷會過時，這些不是錯誤，是它跟著你一起更新的證據。
你不需要一次做完五件事。我也是一個一個慢慢長出來的。
你需要是工程師嗎？
不需要。這是我最想先講清楚的一點。
我不會寫程式，我的本業是經營事業、帶著團隊把事情做出來。我用的工具確實比一般對話介面多一點——我用的是 Claude Code，它能連接我的工作環境、讀檔案、有版本控制，這讓「管理 AI 的記憶」變成一件做得到的事。但你不需要從這裡開始。
你需要的，是把「使用」的心態換成「建構」的心態：開始把跟 AI 的互動當成一個可以累積的資產，而不是一次性的問答。工具可以後面再換，心態的轉變才是真正的起點。
如果你想開始，先做這一件事
不要急著買工具、學 prompt。先做一件最小的事：找一個你每週都會重複跟 AI 解釋的背景，把它寫下來，存成一份固定的文件。
拿去用——我的背景檔開頭長這樣，你可以直接複製、改成自己的：
# 我的背景（每次貼給 AI，或讓它先讀）
- 我是誰：橫跨幾個事業的經營者，常一人身兼多角（營運／財務／法務都得碰）
- 我在乎什麼：決策先看現金流、再看成長；給建議要附對立面與風險
- 我的決策風格：先說結論、再講推導；不要模稜兩可的「看情況」
- 我現在在忙：（這一兩週的重點，會變，記得更新）差別有多大？同一個問題，有沒有這份檔：
| ❌ 沒有背景檔 | ✅ 有背景檔 |
|---|---|
| 「幫我看這個投資」→ 給你一套通用分析，你還得補一堆前提它才接得上 | 「幫我看這個投資」→ 直接用「先看現金流」的標準幫你評，還主動列出風險 |
它可能是「我的工作是什麼、我在乎什麼、我做決定的風格」，也可能是某個專案的來龍去脈。下次開對話，把這份文件貼進去，或讓 AI 讀它。你會立刻感覺到差別——它不再是陌生人。
這就是「累積」的第一塊磚——而且你不用一次寫完。你只要起個頭，之後 AI 會從你們的每一次對話裡，幫你把這份背景一點一點長大（怎麼長，是記憶篇的主題）。記憶系統、角色系統，全都是從這一份文件、和你跟它的互動裡長出來的。
常見問題 FAQ
Q：我只是偶爾用 AI，有必要搞這麼複雜嗎？ A：如果你一週用不到幾次、而且都是一次性的小問題，「使用」就夠了。但如果你開始把 AI 接進工作的核心決策、而且一再重複交代同樣的背景，那就是該「建構」的訊號。
Q：一定要用 Claude Code 嗎？ A：不一定。Claude Code 讓記憶管理更徹底（檔案化、有版本控制），但你可以先用任何有記憶功能的 AI 工具，從「整理一份固定背景文件」開始，一樣能體會到累積的威力。
Q：建構一套系統要花多久？ A：沒有終點。我的系統到今天還在長。重點不是「建好」，是開始讓每一次互動都累積下來，剩下的會隨著你的需求自己長出來。
延伸閱讀：《火星救援》The Martian — 劇情與生存系統設定 (Wikipedia) ｜ James Clear：每天 1% 的複利效應 (jamesclear.com) ｜ Peter Senge《第五項修練》與系統思維 (Wikipedia)